Automatisierungspotenzial im Betrieb erkennen

Wenn derselbe Auftrag zum dritten Mal abgetippt wird, hilft auch die beste Software nur begrenzt. Das Automatisierungspotenzial steckt dann in den Übergaben: zwischen Postfach und Excel, zwischen Auftragssystem und Buchhaltung.

Diese Handgriffe sind leicht zu übersehen, weil jeder einzelne kurz dauert. Jemand überträgt eine Adresse und schickt den Vorgang weiter. Das gehört eben dazu. Erst wenn Sie die Wiederholungen zählen, wird aus einer kleinen Gewohnheit ein Aufwand, über den sich zu sprechen lohnt.

Der Umweg gehört längst zur Routine

Ein Ablauf kann seit Jahren funktionieren und trotzdem unnötige Arbeit enthalten. Vielleicht wurde eine Excel-Liste eingeführt, weil zwei Programme keine Daten austauschten. Inzwischen gibt es eine Exportfunktion. Die Liste wird weiter von Hand gepflegt, weil niemand den ganzen Weg erneut geprüft hat.

Es wäre zu einfach, dahinter bloß Bequemlichkeit zu vermuten. Wer einen umständlichen Ablauf zuverlässig erledigt, hält zunächst den Betrieb am Laufen. Die Änderung braucht Zeit und eine zuständige Person. Das Team muss sich darauf verlassen können, dass anschließend nichts verloren geht.

Auch das Fraunhofer IPA beschreibt, dass nach der Einführung digitaler Systeme manuelle Übergänge bestehen bleiben können. Regelbasierte Automatisierung kann solche Übergänge verbinden. Das Institut stellt dafür die Aufnahme und Bewertung geeigneter Prozesse an den Anfang. Eine Software einzuführen und einen Ablauf durchgängig zu automatisieren sind zwei verschiedene Aufgaben. Fraunhofer IPA: Robotic Process Automation

Für Ihren Betrieb heißt das: Lassen Sie sich einen Vorgang vollständig zeigen. Vom Eingang der Anfrage bis zur letzten Ablage. An welcher Stelle wird etwas erneut erfasst? Wer wartet auf eine Information? Wo wird nachgebessert, weil ein Feld fehlt?

Automatisierungspotenzial braucht einen Ausgangswert

Eine Einschätzung wie „Das kostet uns ständig Zeit“ reicht für eine Investitionsentscheidung nicht. Sie brauchen eine brauchbare Ausgangsmessung. Erfassen Sie über einen repräsentativen Zeitraum, was tatsächlich passiert, einschließlich der schwierigen Fälle.

• Wie viele Vorgänge werden erledigt? Eine ruhige Woche kann ein falsches Bild liefern.
• Notieren Sie die aktive Bearbeitungszeit. Drei Tage Wartezeit auf eine Freigabe sind keine drei Tage Arbeit.
• Halten Sie Korrekturen und Rückfragen fest, auch wenn sie bei jemand anderem landen.
• Welche Fälle folgen festen Regeln, und welche brauchen eine fachliche Entscheidung?

Die Messung muss zum geplanten Eingriff passen. Wenn nur die Datenübertragung automatisiert werden soll, darf die anschließende fachliche Prüfung nicht als eingesparte Zeit in der Rechnung auftauchen. Ebenso wenig dürfen Sie denselben Handgriff bei zwei Abteilungen doppelt zählen.

Zur Einordnung: Im KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 hatten 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen im Zeitraum 2022 bis 2024 mindestens ein Digitalisierungsprojekt abgeschlossen. Das ist keine Automatisierungsquote und keine Messung ungenutzter Arbeitszeit. Was in Ihrem Betrieb zu gewinnen ist, lässt sich daraus nicht ableiten. Dafür brauchen Sie die eigenen Abläufe. KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025, veröffentlicht im April 2026

Für die reine Aufwandsermittlung finden Sie die Formel ausführlicher im Beitrag zum Jahresaufwand eines Prozesses. Für die Entscheidung über eine Automatisierung kommt der verbleibende Aufwand hinzu.

20 Stunden sind noch keine geringeren Personalkosten

Nehmen wir eine ausdrücklich angenommene Beispielrechnung. Sie beschreibt keinen Kunden und kein gemessenes Projektergebnis:

Bei 200 Vorgängen im Monat entfallen jeweils sechs Minuten Handarbeit. Das ergibt 20 Stunden. Werden im selben Monat zwei Stunden für Betreuung und Nacharbeit benötigt, bleiben 18 Stunden verfügbare Kapazität.

Mit einem ebenfalls angenommenen Stundensatz von 40 Euro entspricht diese Kapazität rechnerisch 720 Euro. Nach 80 Euro zusätzlichen laufenden Kosten bleiben 640 Euro als monatlicher Rechenwert. Bei 3.200 Euro einmaligem Einrichtungsaufwand ergibt sich daraus eine rechnerische Amortisation von fünf Monaten, sobald der angenommene Nutzen regelmäßig erreicht wird.

Ihre Lohnabrechnung sinkt deshalb nicht automatisch um 720 Euro.

Bleiben Arbeitszeit und Gehälter gleich, haben Sie zunächst Kapazität gewonnen. Ob daraus geringere Ausgaben entstehen, hängt etwa davon ab, ob bezahlte Überstunden oder externe Unterstützung tatsächlich entfallen. Wird die Zeit für Kundenarbeit genutzt, liegt der Nutzen an anderer Stelle. Dann sollten Sie prüfen, ob beispielsweise offene Anfragen schneller bearbeitet werden. Ein angesetzter Stundensatz beweist das noch nicht.

Auch die von Microsoft dokumentierte Auswertung für Power Automate rechnet mit einer hinterlegten manuellen Bearbeitungsdauer und erfolgreichen Ausführungen. Der Stundensatz macht daraus einen Geldwert. Das ist eine Berechnung mit Ihren Annahmen, keine unabhängige Messung gesunkener Ausgaben. Microsoft Learn: Savings in Power Automate

Was bleibt bei vorsichtigen Annahmen übrig?

Der Rechner startet mit den Beispielwerten aus dem Text. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Werte. Als eingesparte Minuten zählt nur die Arbeit, die tatsächlich entfällt. Unter Betreuung gehören zusätzlicher Kontrollaufwand und verbleibende Nacharbeit, soweit diese nicht schon in Ihrer Minutenangabe berücksichtigt sind.

Rechnen Sie auch einen ungünstigeren Verlauf durch, mit weniger Vorgängen und mehr Betreuung. Eine automatisierte Übertragung, die ständig korrigiert werden muss, kann mehr Arbeit erzeugen, als sie abnimmt.

Die Rechnung betrachtet Zeit und angesetzte Kosten bei gleichbleibenden Monatswerten. Sie ersetzt keine vollständige Investitionsrechnung. Einmalige Aufwände müssen auch die interne Einführung abdecken. Anlaufverluste und spätere Änderungen können die Amortisation verlängern. Qualität und schnellere Reaktionen können zusätzlich zählen, sollten aber getrennt beobachtet werden.

Die Excel-Liste hat vielleicht einen zweiten Job

Bei der Suche nach doppelter Arbeit lohnt sich ein zweiter Blick auf genau die Liste, die Sie abschaffen möchten. Vielleicht dient sie gleichzeitig als Kontrolle: Jemand vergleicht dort die Bestellung mit dem Angebot und bemerkt Abweichungen.

Wird nur das Kopieren beseitigt, kann diese Prüfung unbemerkt mit verschwinden. Deshalb gehört zu jedem gestrichenen Arbeitsschritt die Frage, welchen Zweck er bisher erfüllt hat. Eine notwendige Kontrolle braucht anschließend weiterhin einen Platz, mit einer klaren Zuständigkeit für Abweichungen.

Ebenso kann es vernünftig sein, einen seltenen Sonderfall manuell zu lassen. Wenn sich seine Regeln häufig ändern und er kaum vorkommt, kann die technische Pflege mehr Aufwand verursachen als die Bearbeitung. Automatisierung lohnt sich unter Bedingungen. Die Häufigkeit allein entscheidet nicht.

Bei Smartbetrieb ist der Ausgangspunkt die vorhandene Arbeitsumgebung. DATEV, Lexware oder Excel werden daraufhin geprüft, wie sich die nötigen Übergaben verbinden lassen. Ob dafür eine geeignete Schnittstelle oder ein verlässlicher Dateiexport vorhanden ist, muss am konkreten System geprüft werden. Mehr zum Vorgehen steht unter Prozessautomatisierung für bestehende Systeme.

Freie Zeit braucht einen Platz im Kalender

Wenn das Kopieren entfällt, ist damit noch kein Kundengespräch geführt. Legen Sie bereits vor der Umsetzung fest, wofür die gewonnene Kapazität gebraucht wird. Vielleicht sollen Angebote früher nachgefasst werden. Vielleicht braucht der Kundendienst mehr Zeit für Rückfragen, die sich mit keiner Standardantwort erledigen lassen.

Dafür muss die zuständige Person diese Zeit auch nutzen dürfen. Sonst landet die nächste interne Zusatzaufgabe auf ihrem Tisch, und die erhoffte Verbesserung im Kundenkontakt bleibt aus.

Prüfen Sie nach dem Start deshalb beides: Wie viel Handarbeit ist im Vergleich zur Ausgangsmessung tatsächlich entfallen? Und bekommt die vorgesehene Kundenarbeit jetzt Raum? Wenn nur die erste Zahl besser wird, spart der Ablauf Zeit. Die Führungsaufgabe ist noch offen.

Sprechen wir über Ihren Ablauf

Wenn Sie einen Ablauf im Kopf haben, bei dem Ihre Mitarbeitenden dieselben Daten immer wieder übertragen, beschreiben Sie ihn mir in ein bis zwei Sätzen. Welche Programme sind beteiligt, und wo entsteht die Handarbeit? Ich melde mich persönlich und wir prüfen gemeinsam, ob sich eine genauere Betrachtung lohnt.

Automatisierungspotenzial gemeinsam prüfen

Marc Zocher ist Gründer der Smartbetrieb GmbH und Unternehmensberater bei digitaladvisor.de. Er entwickelt individuelle Software für den Mittelstand.

Quellen

• Fraunhofer IPA: Robotic Process Automation (abgerufen 2026-09-20)
• KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025, April 2026 (abgerufen 2026-09-20)
• Microsoft Learn: Savings in Power Automate (abgerufen 2026-09-20)

Häufige Fragen zum Automatisierungspotenzial

Woran erkenne ich Automatisierungspotenzial in meinem Betrieb?

Achten Sie auf wiederholte Dateneingaben und manuelle Übergaben zwischen Programmen. Lassen Sie sich einen Vorgang vollständig zeigen und erfassen Sie, wie oft diese Arbeit anfällt. Ob sie sich automatisieren lässt, hängt auch von klaren Regeln und den Ausnahmefällen ab.

Muss ich dafür meine bestehende Software ersetzen?

Ein Austausch ist nicht automatisch nötig. Prüfen Sie zunächst, ob die vorhandenen Programme geeignete Schnittstellen oder verlässliche Exportfunktionen bieten. Darüber lassen sich Übergaben möglicherweise verbinden. Ob das für Ihren Ablauf ausreicht, muss am konkreten System geprüft werden.

Wie berechne ich die tatsächlich gewonnene Zeit?

Multiplizieren Sie die Zahl der Vorgänge mit den Minuten Handarbeit, die je Vorgang entfallen, und teilen Sie durch 60. Ziehen Sie davon den zusätzlichen Aufwand für Betreuung und Nacharbeit ab, ebenfalls in Stunden und für denselben Zeitraum. Wartezeit zählt nur dann als eingesparte Arbeitszeit, wenn währenddessen tatsächlich jemand gebunden war. Verwenden Sie für die Rechnung gemessene Werte; mit Schätzungen erhalten Sie eine Prognose.

Bedeuten eingesparte Stunden automatisch geringere Kosten?

Nein. Bei unveränderter Arbeitszeit und gleichen Gehältern entsteht zunächst freie Kapazität. Ausgaben sinken erst, wenn beispielsweise bezahlte Überstunden tatsächlich entfallen. Ein angesetzter Stundensatz beschreibt zunächst den rechnerischen Wert der gewonnenen Zeit.

Wann sollte ein Arbeitsschritt manuell bleiben?

Bei seltenen Sonderfällen mit häufig wechselnden Regeln kann die Pflege einer Automatisierung mehr Aufwand verursachen als die manuelle Bearbeitung. Prüfen Sie außerdem, ob ein vermeintlich überflüssiger Schritt eine notwendige Kontrolle enthält. Diese Aufgabe muss weiterhin zuverlässig erfüllt werden.