Interne Wissensdatenbank für KMU: Klartext als Confluence-Alternative

Als ein mittelständischer Kunde bei uns anrief, war die Lage vertraut: Eine neue Mitarbeiterin sollte eingearbeitet werden und fragte, wie eine Reklamation bearbeitet wird. Die Antwort lag irgendwo zwischen einem veralteten Confluence-Artikel, einer alten E-Mail und dem Kopf des Kollegen, der gerade im Urlaub war.

Das Problem war nicht, dass Wissen fehlte. Der Kunde hatte sogar ein Wiki: Confluence. Es gab nur keinen Ort mehr, an dem man der Antwort wirklich vertrauen konnte.

Sein Auftrag an uns war klar: raus aus Confluence, ohne dabei das Wissen zu verlieren. Daraus ist Klartext entstanden: eine interne Wissensdatenbank für KMU, in der Anleitungen, Prozesse, Projektwissen und Entscheidungen gemeinsam gepflegt, verknüpft und gefunden werden. Einfach genug für den Arbeitsalltag, aber technisch so aufgebaut, dass das Unternehmen die Kontrolle über seine Daten behält.

Das teuerste Wissen ist das, das niemand findet

In fast jedem Betrieb ist erstaunlich viel dokumentiert. Es gibt Ordner, Dateien, E-Mails, Chatverläufe und vielleicht sogar ein Wiki. Trotzdem werden dieselben Fragen immer wieder gestellt:

• Wie läuft die Urlaubsvertretung?
• Welche Freigaben braucht dieses Angebot?
• Was muss nach einem Update geprüft werden?
• Wer ist für diesen Ablauf verantwortlich?
• Warum haben wir uns damals für diese Lösung entschieden?

Jede einzelne Rückfrage kostet nur ein paar Minuten. In Summe entstehen daraus Suchzeit, Unterbrechungen und vermeidbare Fehler. Besonders spürbar wird das bei der Einarbeitung, bei Krankheit oder Urlaub und dann, wenn ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Eine Ablage allein löst dieses Problem nicht. Ein gemeinsamer Dateiordner weiß nicht, welche Fassung aktuell ist. Er zeigt keine Zusammenhänge und beantwortet nicht, welche anderen Dokumente von einer Änderung betroffen sind. Unternehmenswissen braucht deshalb mehr als Speicherplatz: Es braucht Struktur, Verantwortung und einen verlässlichen Zugang.

Warum wir Klartext gebaut haben

Bei Smartbetrieb arbeiten wir radikal bestandserhaltend. Wir ersetzen nicht reflexartig funktionierende Systeme, nur weil ein neues Werkzeug glänzender aussieht. Bei diesem Kunden sprachen aber handfeste Gründe für den Wechsel: Kosten pro Nutzer, die mit jedem neuen Kollegen steigen, ein Funktionsumfang, den ein kleines Team nie ausschöpft, und Inhalte, die in einem geschlossenen Format in der Cloud des Anbieters liegen.

Klartext ist bewusst der Gegenentwurf dazu. Es speichert Inhalte als normale Markdown-Dateien. Das Format ist offen, seit Jahrzehnten lesbar und nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden. Selbst wenn die Anwendung eines Tages nicht mehr eingesetzt wird, bleiben die Dokumente vollständig nutzbar.

Darüber liegt eine moderne, browserbasierte Arbeitsoberfläche. Mitarbeitende müssen weder Dateiformate verstehen noch eine besondere Software installieren. Sie öffnen Klartext, suchen ein Thema und arbeiten mit der aktuellen Information.

Klartext verbindet einfache Bearbeitung mit Vorschau, Metadaten, Versionen, Tags und Rückverweisen.

So wird aus einzelnen Dokumenten lebendiges Unternehmenswissen

Schreiben, lesen und strukturieren in einer Oberfläche

Klartext zeigt links die gewohnte Ordnerstruktur, in der Mitte den Inhalt und rechts die Informationen zum Dokument. Wer schreiben darf, kann zwischen Bearbeitung, geteilter Ansicht und Lesemodus wechseln. Wer nur lesen soll, bekommt eine aufgeräumte Ansicht ohne unnötige Funktionen.

Zu jedem Dokument lassen sich unter anderem Typ, Status, Kurzbeschreibung, Verantwortlichkeit und Quellen pflegen. So wird aus „irgendeiner Anleitung“ ein überprüfbarer Wissensbaustein: Man sieht, wem das Thema gehört und ob der Inhalt noch Entwurf, bereits geprüft oder veröffentlicht ist.

Finden statt suchen

Eine Wissensdatenbank bringt nur dann etwas, wenn die Antwort schneller gefunden wird als der Kollege im Nachbarbüro. Deshalb durchsucht Klartext Titel und Inhalte vollständig. Die Treffer zeigen sofort den passenden Textausschnitt und öffnen das Dokument mit einem Klick.

Tags helfen bei wiederkehrenden Themen. Wiki-Links verbinden verwandte Inhalte direkt miteinander. Aus diesen Verknüpfungen entstehen automatisch Rückverweise: Wer eine Anleitung ändert, sieht also auch, welche anderen Dokumente auf sie verweisen.

Die Volltextsuche findet nicht nur Dateinamen, sondern auch Begriffe innerhalb der Dokumentation.

Zusammenhänge sichtbar machen

Ordner zeigen Hierarchie. Unternehmenswissen ist aber selten rein hierarchisch. Eine Arbeitsanweisung kann zu einem Kundenprojekt, einer technischen Anleitung und einem internen Prozess gehören.

Der Wissensgraph macht genau diese Beziehungen sichtbar. Er zeigt, welche Dokumente miteinander verbunden sind und wo isolierte Wissensinseln entstehen. Das ist nicht nur hübsch anzusehen: Gerade bei Änderungen hilft der Graph dabei, angrenzende Themen nicht zu übersehen.

Wiki-Links und Rückverweise erzeugen automatisch ein navigierbares Wissensnetz.

Kontrolle ist kein Zusatzmodul

Internes Wissen enthält Abläufe, technische Details, Verantwortlichkeiten und manchmal echte Geschäftsgeheimnisse. Deshalb war Sicherheit bei Klartext keine Funktion für später, sondern Teil der Architektur.

Klartext arbeitet mit persönlichen Benutzerkonten und klaren Rollen. Administratoren verwalten die Instanz. Eine Dokumentationsleitung kann strukturieren und freigeben. Redakteure pflegen Inhalte. Leser können Wissen finden, aber nicht verändern. Berechtigungen werden nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet, sondern bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft.

Frühere Fassungen bleiben nachvollziehbar und können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Gelöschte Inhalte landen zunächst in einem Papierkorb. Audit-Ereignisse protokollieren im produktiven Betrieb wichtige Datei-, Benutzer- und Anmeldeaktionen. Backups umfassen Dokumente und Datenbank gemeinsam und lassen sich vor einer Wiederherstellung auf Vollständigkeit prüfen.

Der Betrieb erfolgt containerisiert mit Docker. Je nach Anforderung kann Klartext auf einer eigenen Infrastruktur oder als betreute Kundeninstallation betrieben werden. Die Markdown-Dateien bleiben dabei der führende Datenbestand. Technisch entsteht keine Abhängigkeit von einem proprietären Exportformat.

KI: vorbereitet, aber nicht ungefragt verbunden

Natürlich kann künstliche Intelligenz bei umfangreicher Dokumentation helfen: fehlende Metadaten erkennen, Inhalte zusammenfassen oder Änderungsvorschläge vorbereiten. Bei internem Unternehmenswissen ist „einfach alles an irgendeine KI senden“ aber keine akzeptable Lösung.

Klartext verbindet deshalb standardmäßig keinen externen KI-Dienst. Es werden nicht unbemerkt Dokumente übertragen. Die technische Grundlage ist darauf vorbereitet, später einen bewusst ausgewählten Anbieter, kundenspezifische Datenschutzregeln und kontrollierte Änderungsvorschläge anzubinden. Ein Vorschlag bleibt dabei ein Vorschlag: Die Freigabe gehört einem Menschen.

Keine heimliche Datenübertragung: Eine KI-Anbindung wird bewusst und kundenspezifisch entschieden.

Von ProzessPilot zu Klartext: vom Ablauf zum Unternehmenshandbuch

Mit ProzessPilot erfassen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse strukturiert: Schritte, Verantwortliche, Systeme, Dauer und Häufigkeit. Das schafft die Grundlage für Standardisierung und spätere Automatisierung. Warum klassische Word- und Excel-Dokumentation dabei oft scheitert, habe ich im Beitrag Prozessdokumentation für KMU ausführlich beschrieben.

Klartext geht den nächsten Schritt. Exporte aus ProzessPilot lassen sich übernehmen und mit dem übrigen Unternehmenswissen verbinden. Neben dem Ablauf finden Mitarbeitende dann auch die zugehörige Arbeitsanweisung, technische Hinweise, Formulare, Projektentscheidungen und Ansprechpartner.

So entsteht kein zweites Datensilo. Aus dokumentierten Prozessen wächst nach und nach ein praktisches Unternehmenshandbuch.

Für wen Klartext gedacht ist und für wen nicht

Klartext passt besonders gut zu Unternehmen, die:

• Wissen heute über Netzlaufwerke, Word-Dateien, E-Mails und Köpfe verteilen,
• neue Mitarbeiter schneller und verlässlicher einarbeiten möchten,
• Prozesse, Anleitungen und Projektwissen an einem Ort zusammenführen wollen,
• Rollen, Versionen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar benötigen,
• sensible Inhalte nicht unkontrolliert in eine öffentliche Cloud geben möchten,
• ein offenes Datenformat ohne Anbieterabhängigkeit bevorzugen.

Klartext ist bewusst keine anonyme Massenplattform, die jeder Betrieb unverändert übernehmen soll. Wer ein konzernweites Dokumentenmanagement mit komplexen Rechtsarchiven, qualifizierten Signaturen und hundertstufigen Freigabeketten sucht, braucht eine andere Produktklasse.

Wenn Sie dagegen eine übersichtliche Wissensbasis für ein kleines oder mittleres Unternehmen suchen, die zu Ihren Abläufen und Ihrer Infrastruktur passt, ist Klartext genau für diesen Einsatz gebaut.

So würde die Einführung in Ihrem Unternehmen aussehen

Eine Wissensdatenbank scheitert selten an der Installation. Sie scheitert daran, dass am ersten Tag ein leerer Bildschirm wartet oder dass ungeprüft tausende alte Dateien hineingekippt werden.

Deshalb starten wir klein:

1. Wir wählen einen Bereich mit unmittelbarem Nutzen, etwa Onboarding, Arbeitsanweisungen oder IT-Betrieb.
2. Wir sichten die vorhandenen Inhalte und übernehmen nur das, was noch gebraucht wird.
3. Wir legen Rollen, Verantwortlichkeiten und eine einfache Struktur fest.
4. Ein kleines Pilotteam arbeitet im Alltag mit Klartext und gibt Rückmeldung.
5. Erst danach erweitern wir Inhalte, Benutzer und bei Bedarf Integrationen.

Das Ergebnis ist keine weitere Ablage, die nach drei Monaten veraltet. Es ist ein System, das vom ersten Anwendungsfall an eine konkrete Frage beantwortet.

Möchten Sie Klartext in Ihrem Betrieb einsetzen?

Klartext ist für Unternehmen gedacht, die ihr Wissen nicht länger suchen, sondern nutzen möchten. Wir richten die Plattform passend zu Ihrer bestehenden Dokumentation, Ihren Rollen und Ihrem gewünschten Betriebsmodell ein. Auf Wunsch verbinden wir sie mit ProzessPilot oder entwickeln weitere Schnittstellen zu Ihrer vorhandenen Software.

Klartext unverbindlich anfragen →

Schreiben Sie in die Nachricht einfach „Klartext” und ein bis zwei Sätze dazu, wo Ihre interne Dokumentation heute liegt. Ich melde mich persönlich und wir klären in einem kurzen Gespräch, ob die Lösung zu Ihrem Betrieb passt.

Sie möchten sich vorab selbst ein Bild machen? Werfen Sie einen Blick in die Live-Demo und klicken Sie sich durch Editor, Volltextsuche und Wissensgraph.

Häufige Fragen zu Klartext

Ist Klartext eine Cloud-Software?

Nicht zwingend. Klartext ist containerisiert und kann auf einer dafür vorgesehenen eigenen Infrastruktur oder als betreute Kundeninstallation betrieben werden. Welches Modell sinnvoll ist, hängt von Ihren Sicherheitsanforderungen und vorhandenen Systemen ab.

Bleiben unsere Dokumente auch ohne Klartext lesbar?

Ja. Die Inhalte werden als normale Markdown-Dateien gespeichert. Bilder und Anhänge liegen portabel bei den zugehörigen Dokumenten. Sie sind nicht auf einen proprietären Export angewiesen.

Können vorhandene Dokumente übernommen werden?

Ja. Zu Beginn prüfen wir gemeinsam, welche Inhalte aktuell und für den Pilotbereich relevant sind. Markdown-Bestände können direkt verwendet werden. Bei Word-, PDF- oder gewachsenen Ordnerstrukturen planen wir eine sinnvolle Übernahme, statt veraltete Dateien ungeprüft zu kopieren.

Was ist der Unterschied zwischen Klartext und ProzessPilot?

ProzessPilot ist auf die strukturierte Erfassung und wirtschaftliche Bewertung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Klartext ist die breitere interne Wissensdatenbank für Anleitungen, Richtlinien, Projektwissen und verknüpfte Dokumentation. ProzessPilot-Prozesse können in Klartext übernommen und mit weiterführendem Wissen verbunden werden.

Nutzt Klartext automatisch künstliche Intelligenz?

Nein. Standardmäßig ist kein externer KI-Anbieter verbunden und es werden keine Dokumente ungefragt übertragen. Eine spätere KI-Unterstützung wird bewusst, kundenspezifisch und mit kontrollierten Änderungsvorschlägen eingerichtet.