Kanzleiprozesse dokumentieren und standardisieren

In kaum einer Branche hängt so viel an eingespielten Abläufen wie in der Steuerkanzlei, und in kaum einer sind sie so selten aufgeschrieben. Fachkräftemangel, wachsende Mandantenzahlen und der anstehende Generationswechsel machen aus dem stillen Wissen in den Köpfen ein echtes Risiko. Wer Kanzleiprozesse dokumentiert, gewinnt zweierlei: eine belastbare Grundlage für Standardisierung und die Fähigkeit, Aufgaben sauber zu übergeben.

Welche Automatisierungschancen in Kanzleien stecken, beschreibt der Beitrag Steuerkanzlei automatisieren. Grundlage für all das ist die Dokumentation der Abläufe.

Die Kanzleiprozesse, die sich zu dokumentieren lohnen

Beginnen Sie mit den Abläufen, die jeden Mandanten betreffen und über mehrere Hände gehen:

• Mandantenannahme und Onboarding: von der Anfrage über Vollmachten bis zur Anlage in DATEV
• Belegverarbeitung: vom Belegeingang bis zur verbuchten Position
• Fristenmanagement: Überwachung, Erinnerung, Eskalation
• Jahresabschluss und Steuererklärung: der wiederkehrende Workflow mit Zuarbeit, Prüfung, Freigabe
• Mandantenkommunikation: Rückfragen, Nachforderungen, Bescheidprüfung

Jeder dieser Abläufe hat heute eine gelebte Reihenfolge. Sie sichtbar zu machen ist der erste Schritt, sie zu verbessern.

Von der Dokumentation zur Standardisierung

Der eigentliche Gewinn entsteht, wenn aus dokumentierten Abläufen einheitliche Abläufe werden. Sobald der Mandanten-Onboarding-Prozess einmal sauber festgehalten ist, macht ihn nicht mehr jeder Mitarbeiter anders, sondern alle gleich. Das senkt Fehler, macht die Qualität planbar und die Einarbeitung neuer Kräfte von Monaten auf Wochen kürzer.

Wie Sie dabei die richtige Flughöhe treffen, also weder jeden Klick noch nur grobe Überschriften, zeigt die Anleitung zum Prozesse dokumentieren in 7 Schritten.

Übergabefähig werden

Für Kanzleien mit anstehendem Generationswechsel oder wachsendem Team ist Dokumentation die Voraussetzung für Übergabe. Ein Prozess, den nur die langjährige Fachangestellte im Kopf hat, ist bei deren Ausscheiden verloren. Ein dokumentierter Prozess lässt sich übergeben, delegieren und, wo sinnvoll, automatisieren.

Notieren Sie dabei zu jedem Schritt das genutzte Programm. Die Übergänge zwischen DATEV, DMS, E-Mail und Fristenkalender sind die Medienbrüche, an denen später Automatisierung ansetzt.

Aufwand sichtbar machen

Halten Sie Dauer und Häufigkeit fest. Wenn die Belegvorbereitung pro Mandant und Monat 30 Minuten kostet und Sie 200 laufende Mandate betreuen, sind das 1.200 Stunden im Jahr. Solche Zahlen (Anleitung: Jahresaufwand berechnen) zeigen schwarz auf weiß, welcher Ablauf die Kanzlei am meisten Kapazität kostet und deshalb zuerst standardisiert oder automatisiert gehört.

Wie es im Kanzleialltag praktikabel wird

Zwischen Fristen und Mandantenterminen bleibt keine Zeit für Doku-Projekte. Deshalb muss es schlank sein. Mit ProzessPilot erfassen Sie einen Ablauf als Schritte, mit Verantwortlichem, System, Dauer und Häufigkeit, im Team, mit Lese- und Bearbeitungsrechten. Das Tool berechnet den Jahresaufwand automatisch und Sie exportieren alles jederzeit als Markdown oder JSON. Auf deutschen Servern, DSGVO-konform, im Einstiegspaket dauerhaft kostenlos.

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