Betriebsabläufe im SHK-Betrieb dokumentieren

In einem SHK-Betrieb steckt das entscheidende Wissen selten auf dem Server, sondern im Kopf des Monteurs, der seit 15 Jahren dabei ist. Solange er da ist, läuft alles. Fällt er aus, oder geht er in Rente, weiß plötzlich niemand mehr, wie die Wartungstermine getaktet werden oder welcher Großhändler für welches Material der schnellste ist. Genau das lässt sich mit ein wenig Prozessdokumentation absichern. Und zwar ohne Bürokratie-Monster.

Wie Digitalisierung im Heizungs-, Sanitär- und Klimahandwerk grundsätzlich gelingt, zeigt unser Beitrag Digitalisierung im SHK-Betrieb. Hier geht es konkret um das Festhalten der Abläufe.

Welche Abläufe im SHK-Betrieb sich zu dokumentieren lohnen

Sie müssen nicht alles aufschreiben. Konzentrieren Sie sich auf die Prozesse, die häufig vorkommen, mehrere Leute betreffen und bei Ausfall wehtun:

• Anfrage und Angebot: von der Kundenanfrage bis zum versendeten Angebot
• Terminplanung und Disposition: wer fährt wann zu welcher Baustelle, mit welchem Fahrzeug und Material
• Materialbestellung: Wann wird bei welchem Großhändler bestellt, wer gibt frei
• Baustellen- und Wartungsdokumentation: was wurde gemacht, welche Fotos, welche Unterschrift
• Rechnungsstellung: von der erledigten Leistung bis zur Rechnung
• Wartungsverträge: die wiederkehrende Terminierung, die gern zwischen Tür und Angel verloren geht

Jeder dieser Abläufe hat heute einen Verantwortlichen und läuft über bestimmte Programme oder Zettel. Genau das halten Sie fest.

Warum das Wissen sonst am Monteur hängt

Das Problem ist nicht böser Wille, sondern gewachsene Praxis. Abläufe entstehen über Jahre, jeder macht es ein bisschen anders, und niemand hat es je aufgeschrieben. Die Folgen kennen Sie:

• Neue Mitarbeiter brauchen Monate, weil sie alles durch Zuschauen lernen.
• Bei Urlaub und Krankheit wird improvisiert, Termine fallen durch.
• Drei Monteure dokumentieren dieselbe Wartung auf drei Arten, und der Kunde bekommt drei Qualitäten.

Die 7-Schritte-Anleitung zum Prozesse dokumentieren zeigt das Vorgehen im Detail. Für den SHK-Alltag sind vor allem zwei Punkte wichtig.

Die Medienbrüche sind bares Geld

Notieren Sie zu jedem Schritt, in welchem Programm er passiert. Im SHK-Betrieb springen Daten typischerweise zwischen Handwerkersoftware, Kalender, WhatsApp, Großhändler-Portal und Buchhaltung hin und her. Jeder dieser Sprünge, bei dem jemand Daten von Hand umträgt, ist ein Medienbruch und damit ein späterer Automatisierungskandidat. Wer sie dokumentiert, sieht sofort, wo am meisten Zeit im Umtragen verschwindet.

Der Aufwand pro Ablauf, in Zahlen

Halten Sie fest, wie lange ein Ablauf dauert und wie oft er vorkommt. Wenn die Baustellendokumentation pro Auftrag 20 Minuten kostet und Sie 800 Aufträge im Jahr haben, sind das über 260 Arbeitsstunden. Solche Zahlen (wie Sie den Jahresaufwand berechnen, steht hier) machen aus dem Bauchgefühl eine Entscheidung: Diesen Ablauf lohnt es sich zuerst zu verbessern.

So gelingt es im Betriebsalltag

Der Monteur hat keine Zeit für Word-Dokumente, und der Chef auch nicht. Deshalb muss die Erfassung schnell gehen und im Team funktionieren. Mit ProzessPilot halten Sie einen Ablauf als Schritte fest, mit Verantwortlichem, Programm, Dauer und Häufigkeit, und das Tool rechnet den Jahresaufwand automatisch aus. Ihr Büro pflegt, die Monteure lesen nach, jeder sieht denselben Stand. Auf deutschen Servern, im Einstiegspaket dauerhaft kostenlos.

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